E-Mails clever archivieren mit MailStore

Kosten reduzieren, Produktivität erhöhen

Durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen zahlreiche rechtliche, technische und wirtschaftliche Vorteile erschliessen.

E-Mails clever archivieren mit MailStore
E-Mails clever archivieren mit MailStore

Die E-Mail stellt für die meisten Unternehmen nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen dar. Per E-Mail übertragene Informationen werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben schlicht im Postfach des Absenders oder Empfängers. Auf diese Weise entstehen über die Jahre Wissenssammlungen, die in ihrem Umfang und ihrer Qualität einmalig sind.

Nur die Unternehmen, die in der Lage sind, dieses Wissen langfristig zu sichern und effizient zu nutzen, werden auf Dauer entscheidende Kosten- und Wettbewerbsvorteile erzielen können. Zudem kann nur so die Grundlage für die Erfüllung verschiedenster gesetzlicher Anforderungen geschaffen werden.


Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Ein E-Mail-Archiv ist ein hochspezialisiertes Speichersystem, das für die effiziente und sichere Verwaltung sehr grosser und kontinuierlich steigender Datenvolumen konzipiert wurde. Mit Hilfe eines EMail-Archivs kann ein Unternehmen alle E-Mails so sichern, dass diese weder gelöscht noch manipuliert werden können. Zudem stellt das Archiv sicher, dass die E-Mails extrem schnell durchsucht und bestmöglich von den Anwendern genutzt werden können.


Müssen E-Mails archiviert werden?

Ja. Gesetzliche Anforderungen zwingen Unternehmen, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer E-Mail- Archivierungslösung möglich.


Wer trägt die Verantwortung für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen?

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.


Vorteile von MailStore

  • Volltextindizierung der E-Mails für eine schnelle Suche
  • Einfache und schnelle Wiederherstellung
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup

MailStore: Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup