Archivierung und Workflowmanagement –

einfach besser organisiert

Reibungslose Kommunikation vor, während und nach dem Projekt, volle Transparenz der Geschäftsvorgänge, größtmögliche Datensicherheit − Mit den BRZ-Lösungen für die Archivierung und das Workflowmanagement organisieren und koordinieren Sie den optimalen Informationsfluss in Ihrem Unternehmen.


DMS einer neuen Generation

Modernes Dokumentenmanagement geht weit über die Funktionalitäten eines reinen Ablagesystems hinaus. Sämtliche Daten stehen ohne aufwändige Suchvorgänge sofort digital zur Verfügung und sind eindeutig zugeordnet. Definierte und automatisierte Abläufe, beispielsweise vom Eingang einer Lieferantenrechnung über die Stationen der Rechnungsprüfung bis hin zur Freigabe und revisionssicheren Speicherung, beschleunigen hier sämtliche administrativen Unternehmensprozesse. 

Entdecken Sie die Vorteile, die Ihnen das vorausgedachte und speziell auf die Erfordernisse im Baubetrieb abgestimmte BRZ-Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet.

Ja, ich möchte mehr darüber erfahren!


Dokumentenmanagement – Der Weg zum papierlosen Büro

Bleiben Sie Herr über die wachsende Papierflut! Mit dem BRZ-Dokumentenmanagement-System (DMS) werden alle Dokumente – unabhängig von Format und Größe – zentral in dem elektronischen Archiv abgelegt. Sie sparen Kosten und beschleunigen die administrativen Arbeitsprozesse erheblich. Das BRZ-DMS ist dank der vorgegebenen Dokumentenklassen und Verschlagwortung sofort einsatzbereit; der Informationsfluss wird über einen Workflow nach Ihren Vorgaben gesteuert.


Von der Archivierung zur Prozessoptimierung

Belegabläufe, wie z. B. die Rechnungsprüfung, lassen sich als Workflows integrieren. Dabei wird das Dokument automatisch und sequentiell von einem Empfänger zum nächsten weitergeleitet. Jeder Workflowteilnehmer muss das Dokument aktiv bestätigen oder ablehnen. Der Workflow stellt sicher, dass Belege in einem definierten Zeitfenster von verschiedenen Mitarbeitern in einer gewissen Reihenfolge geprüft und bearbeitet werden. Damit ist der Verlust von Belegen ausgeschlossen und die Zeit für die Bearbeitung wird auf ein Minimum reduziert.


Dokumentenmanagement im Einsatz

Max Wild baut mit BRZ ein neues Dokumenten-Management auf

Max Wild GmbH

Mit der Einführung des Dokumenten-Management-Systems konnte das Unternehmen die Produktivität deutlich steigern.

 

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Dank DMS: Arbeitsabläufe wie am Schnürchen

Franz Schelle GmbH & Co KG

Die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems hat den Weg hin zum papierlosen Büro geebnet.

 

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Alle Vorteile auf einen Blick

  • Belege aus BRZ-Anwendungen werden automatisch archiviert und indiziert
  • Externe Dokumente können mit individueller Verschlagwortung archiviert werden
  • OCR/Barcode-Erkennung erleichtert die Archivierung der gescannten Dokumente
  • Eine kontextsensitive Recherche ist aus allen BRZ-Anwendungen möglich
  • Recherche kann über unterschiedliche Dokumentenklassen erfolgen
  • Dokumente können auf mobile Datenträger übernommen werden
  • Archivierung von GDPdU-Daten, sowie Bereitstellung der Daten für Steuerprüfer
  • Autarker Datenträger: Erstellung einer CD-ROM mit recherchierbaren Daten für die Steuerprüfung
  • Intuitive und einfache Bedienung durch Integration in die BRZ-Programmoberfläche
  • Gute Übersichtlichkeit durch Dokumentenklassen in Baumstruktur
  • Anmerkungen, Stempel und Notizen können für Tiff-Dokumente im Overlay mit archiviert werden
  • Integration in MS Office-Applikationen
  • System enthält Workflowengine
  • Der modulare Aufbau macht das System leicht erweiterbar vom Einzelplatz bis zum kompletten Netzwerk
  • Client/Server-Technologie
  • WEBConnector: für den Zugriff auf Dokumente über das Internet
  • MailConnector: automatische Archivierung von E-Mails
  • MediaServer: Archivierung von Dokumenten auf Jukeboxen