Dokumentenmanagement für die Baubranche –

Zeit und Kosten sparen

Dokumente schnell erfassen, effizient verwalten, revisionssicher archivieren – und alles sofort finden, anstatt lange zu suchen. Das sind die wichtigsten Vorteile, die Ihnen ein modernes DMS bietet.

Doch das Dokumentenmanagement von BRZ kann noch mehr. Die BRZ-Lösung ist speziell für die Anforderungen im Baubetrieb vorgedacht und vorstrukturiert. Dank tiefer Integration arbeiten Sie ohne Medienbruch direkt aus Ihrer Bausoftware. Das BRZ-Dokumentenmanagement unterstützt Sie dabei, Kosten zu senken, mehr Überblick zu gewinnen und sowohl kaufmännische als auch baubetriebliche Abläufe zu verbessern. Stichwort GoBD: Revisionssichere Archivierung und lückenlose Dokumentation bilden zusammen mit weiteren Features der DMS-Lösung von BRZ die ideale Basis für das Arbeiten nach den gesetzlichen Richtlinien. 


Beispiel Digitale Bauakte: Alle Informationen zum Bauprojekt inklusive der gesamten Korrespondenz und aller Pläne sind in der digitalen Bauakte nach definierten Dokumentenklassen zusammengestellt

Dokumente einfach und sicher archivieren

Effizient organisierte Erfassung
Vordefinierte Regeln sparen wertvolle Zeit bei der Erfassung und verhindern, dass Dokumente falsch oder mehrfach abgelegt werden. Sowohl eingehende als auch selbst erstellte Dokumente werden durch Indexierung und Verschlagwortung schnell erfasst und eindeutig den entsprechenden Vorgängen zugeordnet.

Archivierung automatisieren
Durch die Integration in die BRZ-Bausoftware sowie in Microsoft Office®-Anwendungen werden Dokumente beim Druck oder elektronischen Versand automatisch nach vordefinierten Regeln archiviert. Das nimmt ihnen Arbeit ab und Sie sind sicher, dass nichts verloren geht.

Im gewohnten Umfeld arbeiten
Besonders praktisch: Alle Mitarbeiter arbeiten in ihren gewohnten Softwareumgebungen. Sie nutzen das Dokumentenmanagement direkt in den Anwendungen, wie BRZ oder Microsoft Outlook®.

Minimieren Sie Ihre Lager-, Druck- und Kopierkosten und reduzieren Sie die Zeiten für Ablagevorgänge um mehr als 20 %.


Wichtige Informationen schnell im Zugriff

Finden anstatt suchen
Durch kombinierte Volltext- und Indexsuchen finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle. Die Integration in die BRZ-Bausoftware und in Microsoft Office® ermöglicht die komfortable Recherche unmittelbar aus den Anwendungen heraus.

Mehr Transparenz
Bei Freigabe- oder Controllingprozessen lassen sich unklare Positionen (beispielsweise Beträge oder Mengen) einfacher analysieren. Bei Rück­­fragen sind alle Belege jederzeit im Zugriff.

Zugriff auch mobil
Erfassung, Bearbeitung, Information und Archivierung erfolgen auch über Web und App, z. B. von unterwegs oder von der Baustelle aus.

Verringern Sie Zeiten für Suchvorgänge um mehr als 80 %.


Beispiel Workflow Rechnungseingang: Die automatisierte Verarbeitung von Belegen beschleunigt den gesamten Prozess und sichert die Einhaltung von Zahlungszielen und Skonti-Gewährung.

Prozesse optimieren

In definierten Arbeitsabläufen (Workflows) gelangen die digitalen Dokumente genau an die richtigen Stellen im Unternehmen. Mit klaren Anweisungen für die weitere Verarbeitung und nach der genau festgelegten Reihenfolge. Der Informationsfluss erfolgt reibungslos und ist an jeder Stelle genau nachvollziehbar.

Nutzen Sie digitale Workflows u. a. für:

  • Eingangsrechnungen
  • Bestellungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Schriftverkehr
  • Bürgschaften
  • Reklamationsmanagement
  • Pläne
  • Mahnwesen
  • Reisekosten

Verkürzen Sie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten bei Ihren gesamten Genehmigungs- und Freigabeprozessen.


Alle Vorteile auf einen Blick

Benutzerfreundlich


  

  • Kontextsensitive Recherche auch direkt aus den BRZ-Anwendungen
  • Automatische und manuelle Indexierung
  • Intuitive und einfache Bedienung durch Integration in die BRZ-Programmoberfläche
  • Schnelles Auffinden von Informationen
  • Keine Mehrfach- und Fehlablagen
  • Volltextsuche
Branchenoptimiert


  

  • Vordefinierte Dokumentenklassen
  • Strukturierung von Bauakten
  • Bauspezifische Workflows
  • Branchenkundige Beratung
Sicher


  

  • Höchste Sicherheitsstandards durch eindeutige Rechtevergaben
  • Archivierung von GoBD-Daten, Bereitstellung der Daten für Steuerprüfer
  • Automatisierte Fristenkontrolle
  • Erfüllt die Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung
Wirtschaftlich


  

  • Einsparung von Lagerhaltungskosten durch Digitalisierung
  • Schnellere Bearbeitungszeiten und weniger Unklarheiten in Freigabeprozessen
Alles aus einer Hand


  

  • BRZ-Organisations- und -Prozessberatung
  • IT-Infrastruktur: Planung, Installation und Systembetreuung
  • Wahlweise Inhouse- oder Cloud-Lösung mit Rechenzentrum am Standort Nürnberg
  • Integration in die BRZ-Bausoftware Wartung und zentraler Support für Soft- und Hardware
Leistungsstark


  

  • Leistungsfähige Text- und Barcode-Erkennung
  • Freiformrechnungserkennung
  • Integration: Automatische Archivierung aus BRZ-Anwendungen
  • Modularer Aufbau ermöglicht einfache Skalierung

Dokumentenmanagement im Einsatz

Max Wild baut mit BRZ ein neues Dokumenten-Management auf

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Dank DMS: Arbeitsabläufe wie am Schnürchen

Franz Schelle GmbH & Co KG

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