BRZ | Die E-Rechnung – Eingangs- und Ausgangsrechnungen im Baubetrieb

So bleiben Bauunternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig.
Bereits seit 2011 sind Papierrechnungen und E-Rechnungen steuerrechtlich gleichgestellt. Ab 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmen in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Ausnahme- und Übergangsregeln gelten u. a. für Kleinbetriebe (nach § 19 UStG), Kleinbeträge unter 250 EUR und weitere Sachverhalte.

Laut Definition werden elektronische Rechnungen digital ausgestellt, übertragen und empfangen. Unterschieden werden sie in Formate mit

strukturierten Daten (z. B. XRechnung, EDI, XML)
unstrukturierten Daten (z. B. Rechnungen im PDF-, TIF-, JPEG-, Word- oder E-Mail-Text-Format)
hybriden Daten (z. B. ZUGFeRD als Kombination unstrukturierter PDF- und strukturierter XML-Daten).

Um die Vorteile der automatisierten Verarbeitung in vollem Umfang zu nutzen, ist eine Standardisierung in Form strukturierter bzw. kombinierter Datenformate unverzichtbar.

1. Verpflichtung zur E-Rechnung bei nationalen Transaktionen

Geltungsbereich: Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die am nationalen Geschäftsverkehr teilnehmen, müssen E-Rechnungen ausstellen und annehmen.
Ausnahmen: Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, könnten von dieser Verpflichtung ausgenommen sein. Weitere Ausnahmen sind z. B.: Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR, nicht steuerpflichtige Umsätze und weitere Ausnahmefälle. Zudem können in bestimmten Fällen noch Übergangsfristen geltend gemacht werden. Die Festlegung der Details ist noch nicht abgeschlossen.

2. Erstellung und Übermittlung von Rechnungen

Format: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das die automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Anerkannte Formate sind beispielsweise XRechnung, XML oder ZUGFeRD.
Übertragung: Die Übermittlung der E-Rechnung soll über festgelegte elektronische Kanäle erfolgen.

3. Aufbewahrungspflichten

E-Rechnungen müssen entsprechend den steuerlichen Vorschriften elektronisch archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie unverändert und in lesbarer Form aufbewahrt werden müssen.

4. Steuerliche Relevanz

Die Einhaltung der E-Rechnungspflicht ist auch im Hinblick auf die Umsatzsteuer von Bedeutung. Nichtkonforme Rechnungen könnten zu steuerlichen Nachteilen führen.

Diese Regelungen sollen die Effizienz im Rechnungsaustausch erhöhen und die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in Deutschland vorantreiben. Unternehmen sollten frühzeitig ihre Systeme und Abläufe an die neuen Anforderungen anpassen, um ab dem 1. Januar 2025 rechtskonform zu sein.

Die Verwendung von XRechnung, ZUGFeRD oder anderen E-Rechnungsformaten alleine bedeutet noch keine Datenorganisation, wie sie nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vom Bundesministerium der Finanzen und den Steuerbehörden vorgeschrieben ist (gültig für Veranlagungszeiträume ab 31. Dezember 2014).

Die E-Rechnung, speziell in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, bietet jedoch gute Voraussetzungen für mehr Transparenz und Durchgängigkeit in den Abläufen und ist damit als wichtiger Baustein beim Aufbau eines rechtssicheren Dokumentenmanagements zu sehen.