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 Les différences entre les process de gestion de documents

GED vs ECM :

Quelles sont les différences ?


On utilise souvent l’acronyme « GED » pour qualifier les outils servant à numériser les documents d’une organisation. Est-ce correct ?
De plus en plus utilisé, l’acronyme « ECM », tend à progressivement remplacer le mot « GED ».
Qu’est-ce que l’ECM ? Quelle est la différence entre ces deux notions ?


Qu'est-ce que la GED ?

La GED ou la Gestion Electronique des Documents désigne un processus informatisé visant à organiser et gérer numériquement les flux de documents d’une organisation. Cette définition désigne également les logiciels permettant la gestion de ces documents.

    Une GED est un processus et des outils qui permettent principalement :
     

    • D’acquérir numériquement les documents dans l’outil GED (par exemple : numériser en masse les bons de commandes ou les factures papier de fournisseurs de matériaux)
    • D’indexer les documents (par exemple : associer automatiquement des « métadonnées » tel qu’un montant, un chantier, un conducteur de travaux… pour chacun des documents) 
    • De classer les documents (par exemple : classer automatiquement les flux d’informations par famille de documents. Ces familles seront personnalisées en fonction des besoins de l’entreprise de BTP) 
    • De stocker les documents (par exemple : sauvegarder les documents sur le propre serveur de l’entreprise de BTP ou dans la salle blanche sécurisée de BRZ)
    • D'accéder aux documents (par exemple : rechercher un document par mots-clés comme sur un moteur de recherche et gérer des droits d’accès par salarié)
    • Diffuser des documents (par exemple : partager et annoter des documents tels que des factures, devis ou autres bons de commandes) 


    La GED prend donc en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.

    Enfin, bien qu’externe aux progiciels de gestion intégrée (ERP) et aux applications métiers, la GED est aujourd’hui en mesure d’interagir avec ces derniers. Il en résulte de forts gains de productivité pour l’entreprise notamment grâce à l’automatisation de l’acquisition de documents et à la réduction des saisies de données.


    Qu'est-ce que l'ECM ?

    Le terme ECM signifie Entreprise Content Management ou gestion du contenu de l’entreprise. 

    Tout comme la GED, l’ECM vise à gérer numériquement l'ensemble des contenus d'une organisation en intégrant les différentes phases d’acquisition, d’indexation, de stockage, d’accès à l’information ou encore de diffusion.

    L’ECM englobe, elle aussi, les solutions permettant de gérer l’ensemble des contenus numérique d’une organisation et permet un lien avec les processus métier. Ici le terme contenu prend un sens très large, car il désigne l’ensemble des documents que l’on peut retrouver dans une GED mais aussi du contenu WEB ou multimédias.

    Enfin, l’ECM favorise également le travail collaboratif et prend en compte le cycle de vie d’une information.


    Une différence entre GED et ECM ?

    A la vue de ces deux définitions, la frontière entre GED et ECM est bien mince et il apparaît difficile de mettre en avant de réelles différences entre ces deux acronymes.

    Cependant, si l’on considère que la GED s’intéresse principalement aux Documents de l’organisation et que l’ECM s’intéresse principalement à son Contenu, une différence peut être constatée.

    Ainsi, le domaine de l’ECM peut être qualifié de plus vaste que celui de la GED puisqu’il intègre non seulement les documents, mais également d’autres types de contenus grâce à la convergence de différentes technologies telles que la GED, le Web Content Management, le Digital Asset Management, le Records management, des outils de CMS ou encore de Workflow*.

    On peut donc en conclure que la GED se concentrera davantage sur l’archivage et le stockage des documents de l’entreprise alors que l’ECM aura un impact plus global sur son organisation. 

    *le Workflow est la représentation d'une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne ou un groupe de personnes. Dans le cadre de l’ECM, un workflow est généralement mis en place afin de faire valider un document par un ou plusieurs personnes.


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    Un processus ECM vous permettra par exemple d’organiser, visualiser et partager facilement tous types de documents numériques de votre entreprise.

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