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 BRZ GED et Workflows
BRZ GED et Workflows

BRZ GED et workflows

La Gestion Electronique de Documents de BRZ est une solution de stockage, de classement et d’archivage des informations numériques.

En plus de ses fonctions d'organisation documentaire, notre solution peut transposer informatiquement les circuits de validations de l’entreprise. Ce principe appelé généralement « Workflow » permet de se passer du format Papier pour la validation de commandes, de factures fournisseurs, de courriers clients ou tout simplement pour la diffusion d’une information vers un groupe de personne.


Les principales fonctionnalités

Une intégration rapide de vos documents

La solution effectue un archivage sécurisé et un classement intelligent de toutes les données d’entreprise. La solution gère aussi bien les documents officiels (devis, commandes, factures, BAP, contrats…) que tout autre type d’informations utilisées dans votre entreprise (e-mails, plans et photos de chantiers, et autres documents administratifs tels que les CCTP, CCAP...).

Le + BRZ
  • Intégration BRZ 7 : Les documents issus de BRZ 7 (devis, bons de commande, factures...) sont générés et archivés automatiquement dans la solution GED.
  • Intégration Microsoft : Le plug-in BRZ GED dans vos applications Microsoft (Outlook, Word, Excel...) vous permet d'intégrer vos mails et vos documents très rapidement.

Un système d'organisation et de recherches avancées

La solution propose un système de recherche avancé qui permet à son utilisateur de rechercher les documents par mots clés ou par catégorie (recherche par client, maître d'ouvrage, chantier ou encore par conducteur de travaux). Son intégration avec BRZ 7 permet également à l'utilisateur de pouvoir visualiser ses documents archivés directement depuis BRZ 7 sans devoir se connecter à BRZ GED.

Le + BRZ
  • Visualisation intégrée : Les documents archivés dans BRZ GED deviennent consultables depuis BRZ 7
  • Indexation intelligente : Lorsque vous saisissez une facture ou un devis, vous associez automatiquement des métadonnées à un document (quel chantier ?, quand ?, quel montant ?, quel conducteur de travaux ?...). Ces métadonnées peuvent être utilisées pour la recherche de document et donc de rechercher par mots clés ou par catégorie
  • Une structure BTP : BRZ vous propose un modèle de classement de documents dédié et adapté aux entreprises du BTP. Le pré-paramétrage fourni permet une prise en main facile et rapide de BRZ GED.

Un système favorisant l'organisation et la communication

La solution peut transposer informatiquement les circuits de validations de votre entreprise. A la différence d’une organisation classique avec un archivage papier, une organisation assistée par une solution GED facilite grandement les travaux collaboratifs et l’accès à l’information.

Le + BRZ
  • Circuit de validation : Mise en place possible d'un circuit de validation numérique à partir de la création ou la réception d'un document. 
  • Collaboration : BRZ GED permet le partage de documents et l'ajout d'annotations (visible ou non) entre un groupe de personne
  • Droits et accès : La solution permet le contrôle du flux d'information en générant des niveaux de droits d'accès par utilisateur. 

Les avantages de BRZ GED

  • Sécurisez les données de votre entreprise
  • Favorisez le travail collaboratif grâce à la centralisation des fichiers
  • Structurez des flux selon de vos besoins (ex : faire valider les devis clients)
  • Améliorez la productivité grâce à l’indexation par mots clés ou par métadonnées. Utilisez le moteur de recherche de documents plutôt que de chercher dans vos classeurs papiers.
  • Utilisez un classement adapté au besoins d'une entreprise de BTP
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BRZ GED en vidéo

Archivage automatique et Recherche avancée

Exemple de workflow : le Bon à Payer


Ils témoignent

  • Patrick Maillard, président de l'entreprise Brard

    Avec BRZ GED, les échanges entre services sont beaucoup plus fluides et efficaces. Le suivi des actions favorise le travail collaboratif.

    Patrick Maillard - Président
    Entreprise Brard

BRZ France SAS est une entreprise de