
La GED : Gestion Électronique de Documents
Libérez vos étagères, gérez la vie de vos documents avec la GED Metasonic*
*éditée par Allgeier Inovar
Qu'est ce que la GED Metasonic ?
GED signifie : Gestion Électronique de Documents.
La GED Metasonic est une solution de stockage, classement et archivage de vos informations numériques qui inclut la possibilité de modéliser vos circuits de validation interne en workflow numériques.
Fini les classeurs et boîtes de documents !
Les principales fonctionnalités
Une intégration rapide de vos documents
La solution effectue un archivage sécurisé et un classement intelligent de toutes les données d’entreprise.
La solution gère aussi bien les documents officiels (devis, commandes, factures, BAP, contrats…) que tout autre type d’informations utilisées dans votre entreprise (e-mails, plans et photos de chantiers, et autres documents administratifs tels que les CCTP, CCAP...).
Le + BRZ
- Intégration à l'ERP BRZ : Les documents issus de votre ERP BRZ (devis, bons de commande, factures...) sont générés et archivés automatiquement dans la solution GED.
- Intégration Microsoft : Le plug-in BRZ GED dans vos applications Microsoft (Outlook, Word, Excel...) vous permet d'intégrer vos e-mails et vos documents très rapidement.
Un système d'organisation et de recherches avancées
La solution propose un système de recherche avancé qui permet à son utilisateur de rechercher les documents par mots-clés ou par catégorie (recherche par client, maître d'ouvrage, chantier ou encore par conducteur de travaux).
Son intégration avec votre ERP BRZ permet également à l'utilisateur de pouvoir visualiser ses documents archivés directement depuis l'ERP BRZ sans devoir se connecter à la GED.
Le + BRZ
- Une structure BTP : BRZ vous propose un modèle de classement de documents dédié et adapté aux entreprises du BTP. Le pré-paramétrage fourni permet une prise en main facile et rapide de la GED.
- Visualisation intégrée : Les documents archivés dans la GED deviennent consultables depuis l'ERP BRZ.
- Indexation intelligente : Lorsque vous saisissez une facture ou un devis, vous lui associez automatiquement des métadonnées. Elles peuvent être utilisées pour la recherche de document par mots-clés ou par catégorie.
Un système favorisant l'organisation et la communication
La solution peut transposer informatiquement les circuits de validations de votre entreprise.
A la différence d’une organisation classique avec un archivage papier, une organisation assistée par une solution GED facilite grandement les travaux collaboratifs et l’accès à l’information.
Le + BRZ
- Circuit de validation : Mise en place possible d'un circuit de validation numérique à partir de la création ou la réception d'un document.
- Collaboration : La GED permet le partage de documents et l'ajout d'annotations (visibles ou non) entre un groupe de personnes.
- Droits & Accès : La solution permet le contrôle du flux d'information en générant des niveaux de droits d'accès par utilisateur.
Les avantages de la GED Metasonic
- Sécurisez les données de votre entreprise
- Favorisez le travail collaboratif grâce à la centralisation des fichiers
- Structurez des flux selon de vos besoins (ex : faire valider les devis clients)
- Améliorez la productivité grâce à l’indexation par mots clés ou par métadonnées. Utilisez le moteur de recherche de documents plutôt que de chercher dans vos classeurs papiers.
- Utilisez un classement adapté au besoins d'une entreprise de BTP
La Gestion Électronique de Documents en images !
Exemples d'utilisations de la GED
L'archivage automatique et la recherche avancée avec la GED
Exemple de workflow BRZ GED avec le "Bon à Payer"