L’Intranet d’Entreprise : un levier de performance pour les professionnels du BTP et de l’industrie
Passez à un intranet d’entreprise moderne et efficace dès aujourd’hui !
Découvrez comment la mise en place d’un intranet d’entreprise SharePoint Online, avec BRZ France, peut transformer votre communication interne, améliorer la collaboration et renforcer l’efficacité de votre organisation.
Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise ?
Un intranet ou portail intranet est un site web interne, accessible uniquement aux employés d’une entreprise. Il s’agit d’un espace numérique centralisé, destiné à optimiser l’organisation, la communication et la collaboration au sein de l’entreprise.
Dans les secteurs du BTP, de l’Industrie et de la Construction, où les chantiers, les projets et les équipes sont souvent dispersés géographiquement, la mise en place d’un intranet d’entreprise revêt une importance capitale.
Il permet d'atteindre trois objectifs fondamentaux :
- CENTRALISER L’INFORMATION pour offrir un accès rapide et structuré aux données.
- COMMUNIQUER EN INTERNE pour favoriser l’échange d’informations stratégiques et opérationnelles.
- COLLABORER EFFICACEMENT grâce à des outils et des ressources partagés.
Pourquoi choisir SharePoint Online pour votre intranet ?
Si vous êtes équipé ou envisagez de migrer vers Microsoft 365, l’utilisation de SharePoint Online est idéale pour créer et administrer votre intranet. Intégré à votre abonnement Microsoft 365, SharePoint permet de :
- Mettre en place un intranet ergonomique, personnalisable et adapté à vos besoins spécifiques.
- Garantir un accès optimal depuis n’importe quel appareil : ordinateur, tablette ou smartphone.
- Bénéficier de fonctionnalités robustes pour le partage, la recherche et la collaboration en temps réel.
Que ce soit au bureau, sur un chantier ou en télétravail, votre intranet SharePoint assure une continuité fonctionnelle et ergonomique, où que vous soyez.
Il permet une communication fluide, une collaboration efficace et un accès sécurisé aux documents.
Pourquoi mettre en place un intranet d’entreprise ?
Dans un secteur aussi dynamique que le BTP, la métallurgie, la promotion immobilière ou encore les bureaux d’étude (Syntec), la communication interne et la gestion des informations sont des défis quotidiens.
Contrairement aux méthodes traditionnelles de partage d’informations (e-mails, dossiers réseau, tableaux d’affichage physiques), un intranet garantit une organisation structurée et accessible depuis n’importe quel appareil connecté.
Il offre un point d’entrée unique pour tous les collaborateurs, facilitant ainsi la gestion documentaire, la communication et la gestion des tâches collaboratives.
Entre la dispersion des équipes sur différents sites et la nécessité d’accéder en permanence aux informations stratégiques, il devient crucial d’adopter une solution adaptée.
Un intranet d’entreprise moderne et ergonomique vous permet d’optimiser ces processus, en structurant l’accès aux documents et en fluidifiant la collaboration.
Il simplifie la diffusion des informations, améliore l’efficacité des échanges et centralise les ressources essentielles pour un fonctionnement harmonieux de votre entreprise.
Les avantages d’un intranet d’entreprise
1. Un affichage obligatoire accessible et structuré
Votre intranet a la même valeur juridique que votre tableau en liège, mais avec une accessibilité renforcée. Il permet de :
- Diffuser les documents réglementaires (accords d’entreprise, règlement intérieur, affichages obligatoires) de manière structurée et facilement consultable.
- Garantir un accès 24h/24 et 7j/7 depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, même sur chantier, assurant ainsi une transparence totale.
- Éviter la perte d’informations et d’assurer la mise à jour en temps réel, garantissant ainsi que chaque employé ait accès à la dernière version des documents officiels.
-
Éliminer la surcharge d’affichage physique et d’assurer une meilleure lisibilité de l’information.
2. Une communication interne dynamisée
Votre intranet devient un véritable réseau social d’entreprise, favorisant l’échange et l’engagement des collaborateurs :
- Publication des actualités internes (réussites, événements, comptes rendus du CSE, départs en retraite, nouveaux projets, recrutements, annonces stratégiques…).
- Partage instantané des informations, évitant les e-mails non lus ou perdus, et garantissant une diffusion équitable des nouvelles importantes.
- Renforcement du sentiment d’appartenance à l’entreprise en valorisant les initiatives internes et en mettant en avant les succès collectifs.
- Possibilité pour les collaborateurs de commenter, de réagir aux publications et d’interagir, créant ainsi un climat d’échange et de collaboration renforcé.
3. Un outil moderne et accessible en mobilité
Grâce à SharePoint Online, votre intranet est ergonomique et adapté aux besoins des professionnels du BTP, de l’Industrie et de la Construction :
- Accès centralisé aux logiciels et outils métiers (congés, notes de frais, pointage, plannings de chantier, gestion des ressources).
- Fonctionnalités de recherche avancée pour retrouver rapidement les documents et informations clés grâce à un moteur de recherche performant.
- Interface personnalisable aux couleurs de votre entreprise, pour une expérience utilisateur fluide et intuitive.
- Adaptabilité sur tous les supports (ordinateur, smartphone, tablette) garantissant un accès simplifié même sur le terrain ou en déplacement.
4. Une centralisation efficace des documents
Fini les problèmes de doublons ou de versions multiples ! Avec votre intranet :
- Tous les documents sont centralisés et accessibles même en multi-agences, évitant ainsi la dispersion des informations.
- Possibilité de co-éditer des fichiers en temps réel, permettant une collaboration fluide et synchronisée entre les équipes.
- Gestion des versions assurée, avec un historique de modifications clair et structuré.
- Archivage et préservation des documents, garantissant une traçabilité optimale et une conservation sécurisée des informations.
- Accès simplifié aux modèles de devis, aux réponses aux appels d’offres, aux rapports et autres documents indispensables au quotidien.
Un espace collaboratif puissant avec Teams et Microsoft 365
Votre intranet d’entreprise s’intègre parfaitement avec Teams.
Microsoft Teams permet d’organiser la communication autour du projet de manière plus efficace et de garantir que tous les intervenants disposent d’un même niveau de connaissance.
Qu'est-ce qu'une Plateforme Collaborative ?
Une plateforme collaborative est un logiciel ou une solution qui permet aux équipes de travailler ensemble de manière plus efficace en offrant des outils de communication, d'édition et de partage centralisés.
Elle facilite l'échange entre les membres de l'équipe. Les plateformes collaboratives sont particulièrement utiles pour les équipes travaillant à distance.
Le secteur du BTP se caractérise par son caractère de projet. Et à chaque projet de construction, il faut toujours gérer une grande quantité d’informations : plans, calculs, délais, procès-verbaux.
Les avantages de la plateforme collaborative Microsoft Teams
Discuter, se concerter, travailler ensemble sur des documents : tout cela se passe dans Teams, que vous soyez au bureau ou sur chantier.
1. Communiquez et collaborez dans un seul espace, où que vous soyez, à tout moment
Avec Microsoft Teams, vous :
- Partagez des fichiers, co-rédigez et modifiez du contenu en temps réel. Les modifications sont enregistrées automatiquement,
- Communiquez en temps réel via les fonctions de chat et appels vidéo,
- Organisez la communication autour d'un projet et garantissez un même niveau de connaissance à vos équipes ainsi qu'aux intervenant extérieurs.
2. Créez, classez, partagez et communiquez avec vos équipes
Teams vous permet de créer des équipes spécifiques pour chaque projet, un espace virtuel dans lequel est centralisé toute votre communication autour du projet.
Chaque équipe peut contenir divers canaux qui vous permettent d'organiser et classer les informations et documents du projet. Par exemple un canal "Achats" ou un canal "Direction des travaux".
Chaque canal dispose d'un fil de publications vous permettant de notifier l'équipe de l'ajout d'un document, la mise à jour d'un chiffrage ou la création d'un compte-rendu de réunion de chantier.
3. Au bureau, sur chantier ou depuis chez vous, organisez simplement vos réunions en ligne
L’éloignement géographique est courant dans les entreprises de BTP. Les collaborateurs interviennent sur divers chantiers, sont en déplacement en voiture ou travaillent au bureau.
MS Teams vous permet d’organiser des réunions, qu’il s’agisse d’un appel audio ou d’une visioconférence, de manière extrêmement simple, en créant une "Nouvelle réunion" dans votre espace Teams ou dans votre calendrier Outlook.
Teams est disponible sur ordinateur, tablette et smartphone. Où que vous soyez, vous pouvez participer à votre réunion en ligne. Vous économisez du temps et gagnez en productivité.
Pour intégrer vos prestataires et intervenants externes participants au projet, une simple invitation suffit pour qu'ils puissent rejoindre la réunion. Vous pouvez également ajouter un participant à la volée alors que la réunion a déjà commencé.
Une ou plusieurs personnes n'ont pas pu participer ? La réunion peut être enregistrée très facilement pour être visionnée ultérieurement.
BRZ France vous accompagne dans la mise en place de votre intranet
Notre accompagnement vous permet de déployer un intranet ergonomique et adapté à vos besoins, grâce à :
- Un accompagnement sur mesure avec nos consultants experts de Microsoft 365, qui vous guident pas à pas dans l’implémentation et l’optimisation de votre solution.
- Une bibliothèque de modules flexibles pour personnaliser votre intranet selon les spécificités de votre entreprise.
- Une formation dédiée pour garantir une prise en main rapide et efficace par vos collaborateurs.
- Une administration simplifiée pour une autonomie complète, permettant de faire évoluer votre intranet en fonction des besoins de votre structure.
Optimisez votre utilisation de vos applications Microsoft 365 avec notre coaching
Avec ses nombreuses applications, le système à abonnement Microsoft 365 comprend bien plus que les applications de la suite Office comme Outlook ou les outils de bureautique classiques Word, Excel et PowerPoint.
Microsoft 365 intègre des fonctionnalités comme SharePoint, Teams, OneDrive, Planner, et plus encore.
De vastes possibilités avec les outils Microsoft 365
Microsoft 365 dispose de toute une palette d’outils pour le travail en équipe. La puissante Power Platform permet de dématérialiser des processus analogiques et de reproduire des flux de travail.
Le choix des outils à utiliser est une décision propre à chaque entreprise.
À chaque entreprise son Microsoft 365 !
Boostez votre environnement de travail
Notre démarche : la conduite du changement
1. Formation
Nous nous adaptons à vos besoins et à la taille de votre entreprise en vous proposant, suite à un atelier d'évaluation, une formation contextualisée, sur site ou en ligne.
Nous formons tous vos collaborateurs et / ou des utilisateurs référents au sein de votre entreprise de BTP, qui seront les ambassadeurs des bons usages de vos applications Microsoft 365.
Nous sommes certifiés Qualiopi.
2. Documentation
À l'issue de la formation, notre consultant Modern Workplace BTP, vous remet un guide d'utilisation des applications Microsoft 365 que vous avez découvertes et / ou approfondies.
3. Questions / Réponses
La remise de documentation n'est pas la dernière étape de notre accompagnement.
Nous organisation avec vous des sessions de Questions / Réponses afin de centraliser, dans un moment de partage, les interrogations de vos utilisateurs post-déploiement, pour y apporter des réponses pertinentes et vous proposer des évolutions d'usages si besoin.
Ensemble, choisissons les applications adaptées à vos besoins
Vous souhaitez en savoir plus sur l'Intranet d'Entreprise ?
BRZ France répond à vos questions !
Quelle est la différence entre intranet et extranet d’entreprise ?
L'intranet et l'extranet sont deux concepts liés aux réseaux informatiques utilisés par les entreprises, mais ils diffèrent dans leurs fonctionnalités et leur accessibilité. Voici une explication de chacun :
Intranet :
Un intranet est un réseau informatique privé utilisé à l'intérieur d'une organisation, tel qu'une entreprise, une école ou un gouvernement. Il permet aux employés ou aux membres de cette organisation d'accéder à des ressources, des outils et à des informations spécifiques. L'intranet est généralement protégé par des pare-feu et d'autres mesures de sécurité pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés puissent y accéder. Il est principalement utilisé pour faciliter la communication interne, le partage de fichiers, l'accès aux bases de données internes, les outils métier et d'autres services spécifiques à l'entreprise. L'intranet n'est généralement pas accessible depuis l'extérieur de l'entreprise.
Extranet :
Un extranet est une extension de l'intranet qui permet l'accès à des parties spécifiques de celui-ci à des utilisateurs externes autorisés. Il s'agit souvent de partenaires commerciaux, de fournisseurs, de clients ou d'autres parties prenantes qui ont besoin d'accéder à certaines informations ou de collaborer avec l’entreprise de manière sécurisée. L'extranet permet de partager des informations, des documents, des outils et d'autres ressources spécifiques avec des utilisateurs externes tout en maintenant un certain niveau de contrôle et de sécurité. L'accès à l'extranet est généralement réglementé par des mécanismes d'authentification et de contrôle des droits d'accès.
En résumé, l'intranet d’entreprise est un outil de communication interne, un réseau privé utilisé à l'intérieur d'une entreprise pour faciliter la communication et le partage de ressources internes entre collaborateurs. Il peut être assimilé à une plateforme collaborateurs, à un réseau social d’entreprise. Tandis que l'extranet étend cette fonctionnalité en permettant l'accès sécurisé à des utilisateurs externes spécifiques pour des collaborations et des échanges spécifiques.
Comment se servir de la culture d'entreprise comme outil de management dans l'entreprise ?
La culture d'entreprise peut être utilisée comme un outil de management puissant pour façonner le comportement des ouvriers, conducteurs de travaux, chefs de chantier et autres salariés administratifs, renforcer l'engagement, favoriser la cohésion d'équipe et atteindre les objectifs organisationnels. Voici quelques moyens de tirer parti de la culture d'entreprise dans le processus de management dans votre entreprise de BTP :
- Définir les valeurs et la vision : La culture d'entreprise repose sur des valeurs et une vision commune. En définissant clairement ces éléments, les dirigeants peuvent les communiquer aux employés et les utiliser comme guide pour les prises de décision, les actions et les comportements attendus sur chantier, au bureau et lors de réunion de projet de construction.
- Exemplarité de la direction : Les dirigeants doivent incarner les valeurs de l'entreprise et être des modèles pour les employés. Ils doivent montrer l'exemple à travers leurs actions quotidiennes, leurs comportements et leur éthique de travail. Cela aide à instaurer une culture d'entreprise BTP positive et inspirante.
- Communication efficace : La communication est essentielle pour maintenir une culture d'entreprise forte. Les dirigeants doivent communiquer régulièrement la vision, les valeurs, les objectifs et les attentes de l'entreprise à tous les niveaux. Cela peut se faire par le biais de réunions, de bulletins d'information, d'e-mails, de formations et d'autres canaux de communication internes. La mise en place d’un intranet d’entreprise prend ici tout son sens. Un portail intranet (digital workplace ou même réseau social d’entrepris) permet de centraliser sur une même plateforme, les actualités de votre entreprise de BTP. Véritable outil de communication interne, disponible sur PC, tablette ou smartphone, il permet de faire rayonner votre culture d’entreprise BTP au bureau et sur chantier.
- Recrutement et sélection : Lors du processus de recrutement, il est important de veiller à ce que les candidats partagent les valeurs de l'entreprise et s'intègrent bien dans la culture BTP mise en place. Les employés qui adhèrent à la culture de l'entreprise sont plus susceptibles de s'engager, de s'épanouir et de contribuer de manière positive à la réussite de vos chantiers.
- Renforcement positif : Les récompenses, les reconnaissances et les célébrations, peuvent jouer un rôle important dans le renforcement de la culture d'entreprise : vous avez gagné un appel d’offre BTP, la cérémonie de la première pierre, le gigot bitum… Célébrez !!! En récompensant les comportements qui sont en accord avec les valeurs et en reconnaissant les contributions des employés, on encourage l'adhésion à la culture et on motive les autres à y adhérer également.
- Formation et développement : La formation et le développement des compétences doivent être alignés sur les valeurs et les objectifs de l'entreprise de BTP. En investissant dans le développement des employés et en offrant des opportunités d'apprentissage, de formation qui renforcent la culture d'entreprise, on favorise la croissance individuelle et collective.
- Résolution des problèmes : Lorsqu'un comportement ou une action n'est pas conforme à la culture d'entreprise, il est important de traiter rapidement et efficacement les problèmes. Les dirigeants doivent prendre des mesures appropriées pour corriger les écarts et montrer que la culture est respectée et valorisée.
En utilisant la culture d'entreprise comme un outil de management, les entreprises de BTP peuvent créer un environnement de travail positif, inspirant et motivant, où les salariés sont engagés et contribuent pleinement à la réussite de l'entreprise.
Comment créer un intranet d'entreprise ?
La création d'un intranet d'entreprise BTP (Bâtiment et Travaux Publics), ou lieu de travail numérique, avec SharePoint nécessite plusieurs étapes. Voici une démarche générale pour vous guider :
- Planification et définition des objectifs :
Identifiez les objectifs spécifiques de votre intranet d'entreprise BTP. Déterminez les fonctionnalités et les besoins essentiels de votre organisation, tels que le partage de documents, la collaboration sur les projets, la gestion des ressources, la communication interne, etc. Cela vous aidera à concevoir une structure appropriée pour votre intranet.
- Configuration de SharePoint :
Assurez-vous que votre organisation dispose d'une licence SharePoint et d'une infrastructure appropriée pour l'hébergement de l'intranet. Configurez SharePoint en suivant les recommandations techniques et les bonnes pratiques de Microsoft. Vous pouvez également envisager d'utiliser SharePoint Online, la version basée sur le cloud de SharePoint.
- Conception de l'architecture de l'intranet :
Planifiez la structure de votre intranet en créant des sites SharePoint, des bibliothèques de documents, des listes et d'autres composants en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez créer des sites spécifiques pour les différents départements (RH, finances, projets, etc.) ou pour les projets de construction. Déterminez les autorisations d'accès en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs.
- Personnalisation et branding :
Personnalisez l'apparence de votre intranet pour qu'elle reflète l'identité visuelle de votre entreprise de BTP. Utilisez les fonctionnalités de branding de SharePoint pour ajouter le logo de l'entreprise, les couleurs et les polices de caractères correspondantes. Cela contribuera à renforcer la cohérence de la marque et à favoriser l'identification des employés avec le portail intranet.
- Configuration des fonctionnalités clés :
Configurez les fonctionnalités essentielles pour répondre aux besoins de votre entreprise de BTP. Par exemple, créez des bibliothèques de documents pour le stockage et le partage des fichiers, des listes pour la gestion des tâches et des projets, des calendriers pour la planification des réunions de chantier, etc. Explorez également les fonctionnalités avancées de SharePoint, telles que les flux de travail collaboratif, les formulaires personnalisés et les tableaux de bord.
- Migration des données :
Si vous disposez déjà de données pertinentes, planifiez et effectuez la migration des données vers SharePoint. Assurez-vous de maintenir l'organisation et la structure des données pendant le processus de migration. Vous pouvez également envisager d'intégrer d'autres systèmes ou bases de données existants dans votre intranet via des connecteurs ou des API.
- Formation et adoption :
Organisez des sessions de formation pour les utilisateurs afin de les familiariser avec l'intranet et ses fonctionnalités. Encouragez l'adoption en montrant les avantages et en mettant en évidence les cas d'utilisation pertinents. Assurez-vous de fournir un support continu pour répondre aux questions et aux problèmes rencontrés par les utilisateurs.
- Maintenance et évolution :
L'intranet est un projet en constante évolution. Prévoyez une équipe de gestion et d'administration pour maintenir et mettre à jour l'intranet au fil du temps. Sollicitez les commentaires des utilisateurs pour identifier les améliorations et les nouvelles fonctionnalités nécessaires, et tenez compte de ces retours dans vos mises à jour futures.
Il convient de noter que la création d'un intranet d’entreprise BTP avec SharePoint peut être complexe, surtout si vous n'avez pas d'expertise interne. Faites appel aux Consultants BRZ 365 Collab’ pour vous aider dans le processus de création et de configuration de l'intranet selon vos besoins spécifiques.